{"id":497,"date":"2022-03-17T08:24:06","date_gmt":"2022-03-17T08:24:06","guid":{"rendered":"https:\/\/jfernandezcastro.com\/?p=497"},"modified":"2022-03-17T08:24:07","modified_gmt":"2022-03-17T08:24:07","slug":"e-mails-y-otras-interrupciones","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/jfernandezcastro.com\/?p=497","title":{"rendered":"E-Mails y otras interrupciones"},"content":{"rendered":"\n

La tecnolog\u00eda permite una comunicaci\u00f3n interna r\u00e1pida y eficaz en las empresas, pero tambi\u00e9n se puede volver en contra de la productividad y constituir un foco de interrupciones, distracciones y, tambi\u00e9n, de estr\u00e9s (1). Pero la distracci\u00f3n provocada por atender a mensajes de todo tipo no se reduce al \u00e1mbito laboral. El inmenso avance que ha constituido la universalizaci\u00f3n de diversos sistemas de mensajes mediante la telefon\u00eda m\u00f3vil, que han desplazado a las llamadas de voz, se ha convertido en ocasiones en una fuente de interrupciones que reclaman la atenci\u00f3n y distraen de las ocupaciones dom\u00e9sticas, familiares o de ocio. Parece que hay una especie de obligaci\u00f3n de estar al d\u00eda de lo que dicen amigos y familiares que asociada al \u201cmiedo a perderse algo\u201d (Ver otra entrada de este blog: \u00a1Infoxicaci\u00f3n!<\/a>),hace que no se pueda resistir la tentaci\u00f3n de dejar de prestar atenci\u00f3n a lo que se est\u00e1 haciendo en el momento y atender al m\u00f3vil para ver y contestar mensajes.<\/p>\n\n\n\n

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Un nuevo e-mail: \u00bfDejo ahora lo que estoy haciendo o primero acabo y lo miro luego?<\/figcaption><\/figure><\/div>\n\n\n\n

En un informe del McKinsey Global Institute (2), se afirma que los \u201cknowledge workers\u201d (los trabajadores que se est\u00e1n casi toda su jornada delante de un ordenador) se pasan el 28% de su jornada laboral leyendo o contestando e-mails, el 19% buscando informaci\u00f3n, el 14% colaborando con compa\u00f1eros y solamente el 39% trabajando en sus propias tareas, que est\u00e1n espec\u00edficamente asignadas seg\u00fan su puesto. Estas cifras llaman la atenci\u00f3n, la verdad es que provienen de una muestra amplia, pero selecta, de grandes empresas tecnol\u00f3gicas, de telecomunicaciones, financieras o de servicios profesionales y legales, por lo que no se pueden generalizar a cualquier tipo de compa\u00f1\u00eda. Sin embargo, creo que esta es una tendencia creciente en todo tipo de empresas, hasta los operarios que se dedican a realizar reparaciones en domicilios, gastan cada vez m\u00e1s tiempo en comunicaciones con los clientes y los supervisores.<\/p>\n\n\n\n

Sabine Sonnetag y su equipo de la Universidad de Manheim (Alemania) han estudiado emp\u00edricamente las interrupciones que producen los e-mails en una muestra de 174 empleados y ha podido describir un c\u00edrculo vicioso que nos lleva a aumentar las interrupciones, en lugar de reducirlas (3). Veamos este proceso: Cuando se est\u00e1 haciendo una tarea, la entrada de nuevos e-mails produce la sensaci\u00f3n de falta de tiempo y, como consecuencia, un estado afectivo desagradable, de estr\u00e9s y ansiedad. Adem\u00e1s, si se opta por ignorar los nuevos e-mails, se necesita un esfuerzo de regulaci\u00f3n para evitar recordar que est\u00e1n esperando. Este esfuerzo est\u00e1 asociado tambi\u00e9n a distracciones y errores en las tareas propias. Por otro lado, contestar correos produce sensaciones afectivas agradables, de eficacia, aunque en realidad lo que est\u00e1 pasado es que se est\u00e1 dando prioridad a los requerimientos de los otros (estamos hablando de compa\u00f1eros del trabajo, no de clientes, claro) a expensas de las tareas propias, es decir se pasa lo urgente por delante de lo importante. Por otra parte, contestar r\u00e1pidamente es una invitaci\u00f3n a recibir nuevos e-mails de forma casi inmediata. Contestar un e-mail proporciona una sensaci\u00f3n de eficacia inmediata, una especie de recompensa por la tarea cumplida, mientras que acabar con una tarea m\u00e1s larga te obliga a esperar m\u00e1s tiempo para poder obtener esa satisfacci\u00f3n por la tarea cumplida, por lo que se opta muchas veces por lo r\u00e1pido. Si las entradas de nuevos mails no cesan, nunca se encuentra momento para ponerse con la tarea larga, esto puede pasar especialmente cuando se hace teletrabajo y los horarios laborales se difuminan. De esta manera se consigue que el tiempo dedicado a e-mails u otros sistemas de comunicaci\u00f3n vaya creciendo a costa del trabajo propio.<\/p>\n\n\n\n

Contestar un e-mail proporciona una sensaci\u00f3n de eficacia inmediata, una especie de recompensa por la tarea cumplida, mientras que acabar con una tarea m\u00e1s larga te obliga a esperar m\u00e1s tiempo para poder obtener esa satisfacci\u00f3n por la tarea cumplida, por lo que se opta muchas veces por lo r\u00e1pido<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

Andrew Carton de la Universidad Duke y John R. Aiello de la Universidad Rutgers, ambas en Estados Unidos, realizaron un experimento de simulaci\u00f3n para estudiar los efectos de las interrupciones en tareas que requer\u00edan concentraci\u00f3n (4). Los participantes eran estudiantes que ten\u00edan que realizar una tarea de edici\u00f3n y correcci\u00f3n de documentos electr\u00f3nicos en un tiempo m\u00e1ximo. Las interrupciones consist\u00edan en que un t\u00e9cnico les hac\u00eda parar la tarea, durante unos pocos minutos, para realizar algunas comprobaciones en el ordenador.<\/p>\n\n\n\n

Los participantes estaban distribuidos en cuatro grupos experimentales: el primero, ten\u00eda anticipaci\u00f3n de la interrupci\u00f3n (sab\u00edan cuando iba a ocurrir) y control (pod\u00edan poner un cartel de no molestar en algunos momentos). Este control no eliminaba totalmente la interrupci\u00f3n, s\u00f3lo la evitaba en los momentos en que estaba el cartel.  El segundo grupo, ten\u00eda anticipaci\u00f3n, pero no control, o sea que sab\u00edan cuando se les iba a interrumpir, pero no pod\u00edan poner el cartel de no molestar. El tercero era al rev\u00e9s no ten\u00edan anticipaci\u00f3n, pero s\u00ed control. Y, finalmente, el cuarto no ten\u00eda ni anticipaci\u00f3n, ni control.<\/p>\n\n\n\n

Como se podr\u00eda suponer, las interrupciones provocaron errores en la ejecuci\u00f3n de la tarea. Pero, aunque todos los grupos tuvieron el mismo n\u00famero de interrupciones, el hecho de tener anticipaci\u00f3n y control de las interrupciones reduc\u00edan los efectos negativos de las interrupciones. Es decir, el problema de las interrupciones es, fundamentalmente, que vengan sin previo aviso y que no se puedan posponer o evitar.<\/p>\n\n\n\n

El problema de las interrupciones es, fundamentalmente, que vengan sin previo aviso y que no se puedan posponer o evitar<\/p><\/blockquote><\/figure>\n\n\n\n

\u00bfQu\u00e9 podemos hacer ante la invasi\u00f3n de e-mails en la jornada laboral? La primera respuesta es que no podemos volver atr\u00e1s, la comunicaci\u00f3n r\u00e1pida entre trabajadores que pueden estar en lugares alejados es un gran avance y no se puede suprimir o restringir; se debe, simplemente, eliminar sus efectos negativos.<\/p>\n\n\n\n

Un m\u00e9todo muy eficaz es el \u201cbatching\u201d, que consiste en acumular los e-mails para despacharlos todos de golpe, una o dos veces al d\u00eda, y as\u00ed se evita el coste de saltar entre tarea y correo, y de volver a saltar a la inversa, de correo a tarea.<\/p>\n\n\n\n

En todo caso, si se mira el correo, es mejor decidir en el mismo momento si se contesta inmediatamente, se borra, o se programa su respuesta para otro momento. Pero no tiene sentido hacerlo a medias, es decir leerlo y no decidir qu\u00e9 hacer, o peor a\u00fan, leer s\u00f3lo las primeras l\u00edneas del correo.<\/p>\n\n\n\n

Otra buena soluci\u00f3n es usar las funciones autom\u00e1ticas de los servidores de correos que filtran los e-mails urgentes y te los clasifican por prioridades. Si se tiene este sistema, entonces un trabajador puede tener activa la alarma de nuevos e-mails en el ordenador (o en el m\u00f3vil), en caso contrario, estas alarmas s\u00f3lo son fuentes de distracci\u00f3n y estr\u00e9s.<\/p>\n\n\n\n

Y, finalmente, tambi\u00e9n se trata de una cuesti\u00f3n de cultura de empresa. Se deber\u00eda evitar mensajes innecesarios o no relevantes entre compa\u00f1eros y no pedir informaci\u00f3n que uno mismo puede bajarse.<\/p>\n\n\n\n

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La tecnolog\u00eda que permite llegar a personas que est\u00e1n lejos, puede dificultar la comunicaci\u00f3n con los cercanos.<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n

Volviendo al \u00e1mbito personal, los mensajes han tenido la virtud de poder mantener la comunicaci\u00f3n entre familiares y amigos cuando hay imposibilidad o dificultad de tener contacto en persona. Pero claro, tambi\u00e9n puede pasar al rev\u00e9s, que se sustituya el contacto presencial por unos r\u00e1pidos mensajes que se convierten en interrupciones de las actividades cotidianas, que tienen el atractivo de ser comunicaciones r\u00e1pidas, aunque muchas veces superficiales.<\/p>\n\n\n\n

Notas<\/h2>\n\n\n\n

1.- Una versi\u00f3n previa de esta entrada ya ha sido publicada en la Plataforma Laboral Life<\/em><\/strong>, que es un portal dedicado a la excelencia profesional y al trabajo saludable: https:\/\/www.laboral-life.es\/<\/a><\/p>\n\n\n\n

2.- McKinsey Global Institute. The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies. <\/em>July 1, 2012. https:\/\/www.mckinsey.com\/industries\/technology-media-and-telecommunications\/our-insights\/the-social-economy<\/a><\/p>\n\n\n\n

3.- Sonnentag, S, Reinecke, L, Mata, J, Vorderer, P. Feeling interrupted\u2014Being responsive: How online messages relate to affect at work. J Organ Behav<\/em>. 2018; 39: 369\u2013 383.  https:\/\/doi.org\/10.1002\/job.2239<\/a><\/p>\n\n\n\n

4.- Carton, A. M. & Aiello, J.R. (2009). Control and Anticipation of Social Interruptions: Reduced Stress and Improved Task Performance. Journal of Applied Social Psychology, <\/em>39<\/em>(1), pp. 169\u2013185.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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